Procrastination

Vous êtesprocrastination sous l’eau, les demandes de votre boss et de vos collègues – surtout dans les organisations matricielles – affluent tous les jours sur votre bureau, dans votre boite mail, par téléphone. Des demandes plus ou moins urgentes ou importantes requièrent votre attention immédiate et votre action, vous détournent de vos priorités et vous conduisent à les repousser. Vous ne savez plus par où commencer et vous perdez votre entrain au travail. De plus en plus souvent vous terminez vos journées sans avoir entamé ce que vous souhaitiez réaliser ce jour-là.  Au final, en fin de journées, de semaines , de mois , voire au pire d’année, vous vous retrouvez avec une masse de sujets en ligne avec votre fonction dans l’organisation, votre mission et vos objectifs annuels qui n’ont pas avancé faute de temps pour les réaliser.  Dans le pire des cas les actions décidées et non mises en œuvre entraineront des conséquences dramatiques pour l’organisation et pour vous-même et votre avenir. Comment faire alors pour sortir de ce cercle infernal, reprendre la maitrise de votre activité et vous focaliser sur les sujets vraiment importants sans avoir à les reporter au lendemain et le lendemain au lendemain du lendemain comme une boule de neige qui grossit et qui finira par bloquer votre capacité à avancer.

En fait contrairement à ce que vous pouvez croire quand vous êtes dans une telle situation, ce n’est pas  parce que vous n’êtes pas à la hauteur ou dépassé par les responsabilités qui vous ont été confiées que vous vous noyez. C’est simplement que vous êtes dans une organisation mal alignée et que vous-même vous structurez mal votre activité ainsi que celle, si vous en avez, de vos collaborateurs.

48% des dirigeants d’entreprise selon McKinsey passent leur temps sur des activités qui n’ont que peu de relations avec les priorités stratégiques de leur société. Nombreux aussi sont ceux qui  pensent pratiquer le management by objectives en fixant des objectifs annuels à leurs collaborateurs directs sans se soucier de la descente de ces objectifs à travers les strates de l’organisation ni de la coordination transversale de ces objectifs entre les divers acteurs opérationnels ou fonctionnels utiles à leur réalisation. Le résultat est que la grande masse des collaborateurs de l’organisation finissent par avoir des journées bien (trop) pleines peu productives et peu d’efficaces sur les priorités. Comment y remédier ?

Je vous propose une méthode simple :

Etape 1 : réfléchir aux cinq priorités pour l’année sur lesquelles vous voulez passer 95 pour cent de votre temps .Ces cinq priorités vont structurer votre activité. Les cinq pour cent restant étant pour les activités non prioritaires.

Etape 2 : Prenez une feuille de papier que vous divisez en six cases. Chaque case sera pour une priorité et la sixième pour les activités non prioritaires. Reportez ensuite l’ensemble de vos tâches actuelles  à exécuter  (votre to do list) sur chacune de vos priorités et sur la case des tâches non prioritaires. Faites la même chose avec vos subordonnés pour avoir un meilleur alignement de leur activité avec vos priorités et les leurs.

Lorsque vous aurez réalisé ces étapes, commencez à considérer les sollicitations externes au regard de vos priorités et n’hésitez pas à refuser ou à reporter à plus tard ce qui n’apparaît pas dans votre liste de cinq priorités et qui vous occuperait plus que cinq pour cent de votre temps. Vous y gagnerez en temps, en alignement sur les priorités stratégiques et en intérêt pour votre travail. Cela vous redonnera confiance en vous et en votre capacité à ne pas subir mais à agir. Vous récupérerez votre pouvoir et votre autonomie.

Beau programme non ?

Publicités

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s